Bureaux : les règles pour bien gérer le passage au flex office 1

Bureaux : les règles pour bien gérer le passage au flex office


L'immobilier recrute ! Devenez négociateur immobilier ou partager l'info...



Publié le 29 sept. 2021 à 16:30Mis à jour le 29 sept. 2021 à 17:19

C’est le pendant de la généralisation du télétravail et de la recherche d’optimisation du nombre de mètres carrés de bureaux par les entreprises. Fini le poste de travail dédié à un salarié donné. L’organisation en postes de travail partagés – où peuvent se succéder différents collaborateurs au cours de la semaine – est en passe de devenir le modèle d’organisation dominant en France.

« A terme, 100 % des entreprises auront adopté le flex office. C’est en tout cas 100 % des demandes qui nous sont faites aujourd’hui par nos clients », assure le directeur général France du conseil en immobilier tertiaire JLL, Charles Boudet. « Nous sommes en train de passer du monde des open space au monde du flex office », confirme de son côté David Mahé, président de la commission conseil en stratégie et management chez Syntec Conseil et président de Human & Work, spécialiste des questions de bien-être au travail.

0,67 poste de travail par personne

Au lieu d’un poste de travail par personne, observé le plus souvent jusqu’à présent, la norme devient 0,67 poste par personne en moyenne, a calculé JLL sur la base d’un accord avec deux jours de télétravail par semaine et par salarié. Or près de 2.000 signatures d’accords sur le télétravail dans les entreprises ont été enregistrées en 2020, selon le ministère du Travail, conséquence directe de la crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19. Et la même dynamique se poursuit en 2021.

Les conséquences de cette généralisation du flex office sont diverses. Avec d’abord un impact sur l’immobilier de bureaux. Un certain nombre d’entreprises en profitent pour réduire le nombre de leurs mètres carrés . Un enjeu important, car l’immobilier représente le second poste de dépense des sociétés derrière la masse salariale.

« A effectifs constants, les entreprises optimisent entre 15 % et 35 % de leurs mètres carrés », indique Charles Boudet. Selon certains spécialistes, la diminution des surfaces n’est cependant plus forcément la priorité. Tout dépend, évidemment, de la situation financière des sociétés.

« Avoir des bureaux individuels qui seraient occupés à moins de 50 % n’aurait pas de sens. C’est pour cela qu’avec la montée en puissance du télétravail, le flex office s’impose. Il ne s’agit pas tant de faire des économies que de bien gérer ses espaces de travail », souligne Bruno Amsellem, associé immobilier chez Deloitte.

Changement de modèle de travail

« Depuis mi-2021, on voit que les entreprises veulent changer structurellement leur modèle de travail », ajoute la directrice marketing de JLL, Cynthia Labyod. En clair, l’aménagement des bureaux est plus réfléchi. Les mètres carrés libérés grâce à l’économie de postes de travail servent en partie au moins à créer de nouveaux espaces – pour téléphoner sans déranger ses collègues, se réunir à deux, en groupe, créer collectivement, ou au contraire pouvoir travailler au calme.

En outre, les réductions de mètres carrés n’entraînent pas systématiquement des réductions de coûts. Car « beaucoup d’entreprises se réimplantent plus au centre des villes, plus près des infrastructures de transport, des services. La réduction du nombre de mètres carrés finance un meilleur environnement pour les salariés », assure encore le directeur général de JLL.

Certaines entreprises saisissent aussi cette occasion pour s’installer dans des bâtiments plus vertueux d’un point de vue environnemental, note-t-on chez Deloitte. La tendance n’est pas tant de « consommer moins mais mieux de  », s’accordent Charles Boudet et Bruno Amsellem.

Dans ce contexte, penser en amont sa nouvelle organisation du travail est incontournable. D’autant plus que certains salariés grincent des dents à l’idée de devoir abandonner le poste de travail qu’ils ont aménagé avec soin, avec les photos de leurs enfants et leurs bibelots. Et, chaque soir, de devoir faire place nette et ranger cahiers et documentation dans un casier.

Outils numériques

« La perte d’une habitude crée toujours une difficulté. C’est pourquoi il est essentiel que l’expérience nouvelle soit bien accompagnée et que les salariés soient invités à investir les nouveaux lieux », souligne David Mahé. Mais pour lui, le flex office « répond bien aux défis du moment ». A condition, encore une fois, de ne pas le penser uniquement dans une optique de réduction des coûts immobiliers.

Un simple comptage du nombre de mètres carrés serait une erreur grossière. « Les bons projets d’aménagement des espaces de travail sont ceux qui additionnent une logique immobilière avec une vraie réflexion sur son organisation du travail et son impact sur la santé et la motivation des troupes », insiste-t-il.

JLL souligne aussi la nécessité d’adopter les outils numériques adéquats pour optimiser son organisation. Un outil de réservation des postes de travail pour que chacun sache s’il trouvera demain au bureau telle ou telle personne avec laquelle il a besoin de travailler. Un autre – avec des systèmes de capteurs – pour surveiller l’utilisation des espaces de travail. Et réallouer, le cas échéant, certains mètres carrés très peu occupés.

Car sur le flex office, les entreprises sont encore en phase d’apprentissage. Elles doivent se tenir prêtes, si besoin, à corriger le tir.


L'immobilier recrute ! Devenez négociateur immobilier ou partager l'info...



Source

L’immobilier recrute ! Devenez négociateur immobilier ou Conseiller Patrimonial en Immobilier…